La multitarea es un problema. Diluye la concentración y la atención, por lo que incluso las tareas más fáciles se hacen más difíciles y tardan más tiempo en completarse.

Los estudios han demostrado que mientras piensas que estás haciendo varias tareas a la vez, en realidad estás cambiando de tarea, lo que significa que tu atención está variando entre dos o más trabajos y eso agota los recursos energéticos que tienes para hacer tu labor.

Es por eso que, aunque hayas hecho poca o ninguna actividad física, llegas a casa al final del día sintiéndote exhausto y sin ganas de hacer nada.

Hoy se espera que trabajemos en entornos altamente disruptivos. Nos sentamos en nuestros escritorios, encendemos el ordenador e inmediatamente recibimos cientos de correos electrónicos que compiten por nuestra atención.

Nuestros teléfonos están sonando y haciendo señales con nuevas alertas de mensajes, me gusta y comentarios y nuestros compañeros se quejan de que la última iniciativa de la compañía está diseñada para que hagamos más trabajo y pasemos menos tiempo en casa. Todas estas distracciones nos llevan a realizar varias tareas a la vez, en las que nuestra atención cambia de una crisis a la siguiente.

¿Qué podemos hacer al respecto? Sabemos que no es una buena manera de hacer un trabajo de calidad, pero las demandas de nuestra atención persisten y en lugar de reducirse, es probable que aumenten con el paso de los años.

He aquí algunas estrategias sobre cómo detener la multitarea para que puedas obtener mejor calidad y más trabajo en el tiempo que tienes cada día de oficina:

Descansar lo suficiente

Cuando estás cansado, tu cerebro tiene menos fuerza para resistir hasta el más pequeño demandante de atención. Es por eso que cuando encuentras tu mente vagando, es una señal de que tu cerebro está cansado y es hora de hacer una parada.

Esto no sólo significa tomar descansos a lo largo del día, sino también asegurarse de dormir lo suficiente todos los días.

Cuando estás bien descansado y tomas descansos cortos y regulares a lo largo del día, tu cerebro está completamente reabastecido y listo para concentrarse en el trabajo que es importante.

Planifica tu día

Cuando no tengas un plan para el día, el día creará un plan para ti. Cuando permites que las influencias externas tomen el control de tu día, es muy difícil no ser arrastrado hacia todas las direcciones.

Cuando tienes un plan para el día, al llegar al trabajo tu cerebro sabe exactamente lo que quieres lograr e inconscientemente se habrá preparado para un período sostenido de trabajo enfocado.

Tu resistencia a las distracciones y otros trabajos será alta y te concentrarás mucho mejor en el que necesitas hacer.

Retirar todo de tu escritorio y pantalla excepto el trabajo que estás haciendo

Esta la aprendí hace mucho tiempo. En mi trabajo anterior, trabajé en un bufete de abogados y tenía que ocuparme de los expedientes de los casos. Si tenía más de un archivo del caso en mi escritorio en cualquier momento, me encontraba con mis ojos vagando sobre los otros archivos del caso en mi mesa cuando tenía algo difícil de hacer.

Estaba buscando algo más fácil. Esto significaba que a menudo estaba trabajando en tres o cuatro casos a la vez y eso siempre conducía a errores y a una finalización más lenta.

Ahora cuando estoy trabajando en algo, estoy en modo de pantalla completa donde todo lo que puedo ver es el trabajo en el que estoy ahora mismo.

Cuando estés en tu escritorio, haz tu trabajo

Somos criaturas de costumbres. Si hacemos nuestras compras online y la lectura de noticias en nuestros escritorios, así como nuestro trabajo, siempre tendremos la tentación de hacer cosas que no deberíamos hacer en ese momento.

Realiza tus compras por Internet desde otro lugar (tu casa o tu teléfono cuando estás descansando) y sólo haz tu trabajo cuando estés en tu escritorio. Esto condiciona el cerebro para que se concentre en el trabajo y no en otras distracciones.

Aprende a decir no

Cada vez que escuchas la frase “aprende a decir que no”, no significa ser grosero con todo el mundo. Lo que sí significa es retrasar el decir que sí.

La mayoría de los problemas ocurren cuando decimos “sí” inmediatamente. Entonces tenemos que gastar una cantidad desmesurada de energía pensando en maneras de salir del compromiso que hicimos.

Decir “déjame pensarlo” o “¿puedo decírtelo más tarde?” te da tiempo para evaluar la oferta y te permite volver a lo que estabas haciendo más rápido.

Desactivar las notificaciones en el equipo

La mayoría de nosotros utilizamos los ordenadores para hacer nuestro trabajo. Cuando tienes activadas las ventanas emergentes de alertas por correo electrónico y otras notificaciones, te distraerán sin importar lo fuerte que te sientas.

Apágalas y programa la revisión del correo electrónico para los momentos intermedios entre hacer tu trabajo enfocado. Hacer esto te dará mucho tiempo porque podrás concentrarte en el proyecto que tienes por delante.

Encuentra un lugar tranquilo para hacer tu trabajo más importante

La mayoría de los lugares de trabajo tienen salas de reuniones vacías. Si tienes trabajo importante que hacer, pregunta si puedes usar uno de esos cuartos y hacer tu trabajo allí.

Puedes cerrar la puerta, ponerte los auriculares y concentrarte en lo que es importante. Esta es una gran manera de eliminar todas las demás tareas, no importantes, que requieren tu atención y concentrarte en una sola.

Sólo concentrándote serás más productivo

Concentrarse en una sola actividad a la vez puede ser difícil, pero los beneficios de la cantidad de trabajo que se hace valen la pena. Cometerás menos errores, harás más y te sentirás mucho menos cansado al final del día.

Haz una lista de las cuatro o cinco cosas que quieres hacer al día siguiente antes de terminar tu trabajo del día y cuando empieces la jornada, empieza en la parte superior de la lista con el primer elemento.

No empieces nada más hasta que hayas terminado el primero y luego pases al segundo. Este truco te ayudará a ser mucho más productivo.